¿CUÁNTO TIEMPO DEBO CONSERVAR UNA FACTURA?

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Los autónomos y empresas nos plantean en numerosas ocasiones dudas acerca del periodo de tiempo en el que deben conservar las facturas derivadas de su actividad (emitidas y soportadas) ya que, de estar obligado a conservarlas durante un determinado plazo y no hacerlo, pueden derivarse graves consecuencias en el marco de una inspección tributaria.

En el presente artículo abordaremos las cuestiones más importantes sobre el tiempo y forma en el que debe conservarse esta documentación:

¿Qué documentación debe conservar?

La Ley General Tributaria establece en su artículo 29.2 letra “e”    (Ley 58/2003 de 17 de diciembre, General Tributaria) la obligatoriedad de guardar las facturas y documentos justificativos que tengan relación con las obligaciones tributarias derivadas de la actividad mercantil.

Las facturas alcanzadas por esta normativa son todas aquellas que estén relacionadas con las obligaciones fiscales de la empresa, es decir: documentos y justificantes de transacciones propias de la actividad y de gastos, compras o inversiones afectas a la actividad económica. Esto comprende cualquier documento que contenga información fiscal relevante para Hacienda: facturas de proveedores, facturas emitidas a clientes, justificantes de pagos y cobros…

 

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¿Por cuánto tiempo debo conservarlo?

Conforme al criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante al menos cuatro años, cuando tengan relación con el IVA, y, al menos, cinco años, cuando tengan relación con el IRPF. Este es el plazo de prescripción de los impuestos, de forma que, durante 4 años posteriores a la declaración de los mismos, Hacienda podrá llevar a cabo una inspección y comprobar la documentación fiscal del empresario o autónomo.

Es cierto que, si analizamos la obligación de conservar facturas desde diferentes criterios, nos encontramos con plazos diferentes:

Según el criterio tributario 4 años
Según el criterio mercantil 6 años
Según el criterio penal 10 años

¿Cómo debo conservarla?

La Agencia Estatal de Administración Tributaria da libertad a las empresas y autónomos a la hora de elegir el método de custodia de sus facturas.  Será posible guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre y cuando se garantice la autenticidad de su origen, su legibilidad y la integridad de su contenido.

Para que una factura se considere correctamente custodiada, debe ser original.  En los casos de las facturas en papel, no se admiten fotocopias y, en los documentos digitales, tampoco sirven las facturas escaneadas.

Recomendaciones del Código de comercio

El Código de Comercio establece que toda la documentación relacionada con una transacción comercial debe conservarse por un mínimo de seis años, o cinco años cuando se trate de otro tipo de servicio, ya que forman parte del registro del IRPF.

Existen excepciones que pueden obligar al autónomo a conservar ciertas facturas durante un periodo de tiempo superior, como el caso en el que las facturas lo son de inmovilizado, o relacionadas con los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades.

 

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